Psychologenpraktijk De Burcht blijft groeien met de hulp van Finezz
Anouk Vanden Bogaerde is al meer dan 20 jaar psycholoog en professor aan de VUB. Daarnaast runt ze samen met haar partner Ernst Koster, hoogleraar aan de UGent, sinds 2018 praktijk De Burcht, met ondertussen 25 zelfstandige psychologen op vier locaties in Oost-Vlaanderen. En de ambities stoppen daar niet. Gelukkig heeft ze een boekhouder aan haar zijde die met haar meedenkt en die ze 100% kan vertrouwen (haar woorden!).
“We waren op zoek naar een nieuwe boekhouder en het was mijn broer die er iets meer dan anderhalf jaar geleden op aandrong om een gesprek te boeken bij Finezz. Hij is er zelf met zijn advocatenkantoor klant en hij wist dat ze ervaring hebben met vrije beroepen,” begint Anouk.
Anouk Vanden Bogaerde
En al snel besefte ze dat haar broer gelijk had: “Al van bij het eerste gesprek met Julie was ik overtuigd. Julie toonde interesse in ons als klant én als mens. Het ging niet enkel over de financiën, maar ook over onze visie en onze doelen. Ze dacht mee over ons businessmodel en andere mogelijkheden. De kennis van en ervaring met vrije beroepen waarin niet met vaste werknemers, maar zelfstandige medewerkers wordt gewerkt, gaf extra vertrouwen.”
Die affiniteit met haar sector vond Anouk een grote meerwaarde: “Wij hebben een andere regelgeving dan andere vrije beroepen. We hebben bijvoorbeeld een immens strikte deontologische code: op geen enkele manier mag de identiteit van onze cliënten bekend worden. Voor patiënten die een factuur vragen, moeten we bijvoorbeeld met codenamen werken. Daarnaast hebben we zowel btw-vrijgestelde activiteiten als btw-plichtige activiteiten. Die combinatie én die privacyregelgeving maakt het allemaal nogal ingewikkeld en veel boekhouders gaan daar niet graag in mee of hebben simpelweg de kennis niet. Bij Finezz duiken ze daar met plezier in, en wat ze zelf niet weten zoeken ze op of vragen ze na.”
Anouk vergelijkt de werkwijze van Finezz met die van haar praktijk: “Wij gaan als therapeut kijken waar de noden zitten bij onze cliënten en hoe we daarmee aan de slag kunnen gaan. Finezz doet hetzelfde: ze kijken waar wij nood aan hebben en hoe ze die kunnen beantwoorden. Die klantvriendelijkheid voelde ik heel sterk vanaf ons eerste gesprek.”
Van een vliegende start gesproken…
Na dat eerste gesprek kwam alles in een stroomversnelling. Omdat ze zelf niet thuis is in administratie, zag Anouk aanvankelijk op tegen de overstap. Maar die stress viel al snel van haar schouders: “Ze namen bij Finezz meteen de touwtjes in handen. Ik kreeg een online vragenlijst doorgestuurd over mijn zaak en op basis daarvan namen ze zelf contact op met mijn vorige boekhouder om de overstap te regelen. We kregen onze dossierbeheerder Sylvie toegewezen en merkten tijdens ons kennismakingsgesprek dat ze meteen mee was, wist waarover het ging en ons dossier door en door kende.”
En dat was ook nodig, want meteen na de overstap werd duidelijk dat er een aantal zaken dringend moesten worden aangepakt. “Ik wist al even dat we flirtten met de grens van 25.000 euro inkomen voor de btw-vrijstelling, maar het was pas toen Julie ons erop wees dat dat voor problemen zou zorgen, dat we in actie konden schieten.”
Toen ze te horen kreeg dat ze btw mocht beginnen aanrekenen, voelde Anouk toch een lichte paniek opkomen: “Ik had geen idee hoe dat moest en welke impact dat zou hebben op de samenwerkingen met mijn medewerkers. Daarin was Sylvie haar hulp van onschatbare waarde. Ze hielp me met voorbeelden van facturen, was standby voor al mijn vragen, en hielp me met de contracten van de medewerkers die ook moesten worden aangepast. Ze liet die zelfs volledig juridisch checken en optimaliseren. Echt waar, zonder Finezz had ik dat niet gekund en was ik ongetwijfeld in de problemen gekomen.”
Amper drie maanden na de overstap kwam De Burcht voor een nieuwe uitdaging te staan: een nieuwe locatie. “Ja, enigszins impulsief,” geeft Anouk toe, “maar wel een beslissing die we met gefundeerd advies en het volste vertrouwen konden nemen.”
Toen haar partner per toeval de ideale locatie had gevonden voor een nieuwe praktijkruimte en opleidingscentrum, bespraken ze dit eerst met hun boekhouder.
“Julie wist van onze plannen om met een opleidingscentrum te beginnen, dus ze wist waar we naartoe wilden. Het was er alleen sneller dan verwacht. Maar ze was meteen volledig mee en heeft ons ook in die aankoop uitstekend begeleid, zoals met het businessplan voor de financiering bij de bank. Dankzij die begeleiding konden we zo snel schakelen.”
Amper een jaar later draait de vierde locatie op volle kracht en zijn de maandelijkse kosten al makkelijk gecoverd. “We zijn ambitieus als ondernemers en gaan voor de opportuniteiten die op ons pad komen. En daarin is Finezz onmisbaar. Dankzij hun advies en hun expertise kunnen en durven we zulke sprongen wagen.”
Professionalisering en groei
Anouk merkt op dat haar zaak gegroeid is sinds ze met Finezz samenwerkt, zowel in cijfers als op het vlak van bedrijfsvoering. “We werkten al met Billit, maar eigenlijk niet op de goede manier. Het hing nog met haken en ogen aaneen, maar dankzij de uitleg en ondersteuning van Sylvie hebben we dat op punt kunnen zetten en loopt onze facturatie nu quasi automatisch. We hebben een nieuwe werkwijze aangenomen die Julie en Sylvie bij ons geïnstalleerd hebben. Van de manier waarop facturen worden geformuleerd en verstuurd tot de opvolging: het is veel professioneler, ook naar onze medewerkers toe.”
Doordat hun facturatie sneller en beter wordt opgevolgd, worden 95% van de facturen binnen de maand betaald én gaan hun cijfers omhoog. Er zijn geen onbetaalde facturen meer die door de mazen van het net glippen of waar ze een jaar later nog achteraan moeten gaan. “Bovendien houdt Sylvie alles goed in het oog en trekt ze meteen aan mijn mouw als er iets ontbreekt. Dankzij het overzicht dat we elk kwartaal krijgen, heb ik ook een veel beter zicht op hoe mijn zaak ervoor staat. Ik beschouw onze samenwerking echt als een cadeau, want ik run mijn zaak nu met veel minder stress.”
Als het van Anouk afhangt, zet die groei zich op alle vlakken door in 2025. “De vraag naar psychologische hulp blijft stijgen en wij willen daar op alle mogelijke manieren aan blijven beantwoorden. Alleen is één-op-één therapie geen ideaal businessmodel voor groei. Ja, het gaat ons voor de wind en de praktijk draait goed, maar we willen nog meer mensen kunnen helpen. Julie is mee in onze visie en denkt ook mee over groeimogelijkheden, zoals het opleidingscentrum waarop we het komende jaar willen focussen. Dankzij dat begrip, de betrouwbaarheid en het feit dat ze meedenken over onze toekomst, voelen we ons gesteund en hebben we vertrouwen dat het goedkomt.”
Zoek jij ook een boekhouder die de puntjes op de i zet?
Wil jij net als Anouk een boekhouder die de puntjes op de i zet, die jouw doelen vooropstelt en met je meedenkt om die te bereiken?