Je werknemers fiscaal vriendelijk belonen? Tips van BruNetto

Werk je met vaste medewerkers? Of werk je nu nog met freelancers, maar vraag je je af of het niet voordeliger is om mensen vast in dienst te nemen? Ga je voor het eerst op zoek naar een helpende hand en weet je niet hoe je een loonpakket samenstelt? Sociaal bureau BruNetto helpt werkgevers met hun loonadministratie en bestuurder Matthias Sergoyne gaf ons zijn tips voor een aantrekkelijk en fiscaal interessant loonpakket.

Matthias werkte zelf tien jaar bij een groot sociaal secretariaat, waar hij al zijn kennis opdeed. Hoewel hij van zijn job hield, zag hij ook de tekortkomingen van zo’n groot bureau. Net als bij Finezz, staat persoonlijke begeleiding voorop bij hem, en dat is vaak waar het net moeizamer gaat bij grote, logge bedrijven. Daarom startte hij zo’n vijf jaar geleden BruNetto met de missie om KMO’s op een proactieve, persoonlijke manier bij te staan in hun HR-beleid. Hij is dus dé geknipte expert om je te helpen met je loonadministratie, en ons inzicht te geven in de wereld van loonpakketten.

Tips voor een aantrekkelijk en fiscaal interessant loonpakket voor je werknemers

Je gaat voor het eerst samenwerken met een vaste werknemer. Je kijkt er enorm naar uit om de workload wat te verdelen, zodat je eigen bordje minder vol is en jij kan focussen op de groei van je bedrijf. Maar die werknemer komt niet gratis voor je werken. Hoe stel je een aantrekkelijk loonpakket op voor je werknemer, zonder dat je zelf ten onder gaat aan de kosten?

Bepaal onder welk paritair comité je valt

“Het eerste wat wij doen wanneer een zaakvoerder bij ons komt, is kijken in welk paritair comité die zit. Deze zijn sectorgebonden, zoals bijvoorbeeld de bouwsector of de horecasector. Binnen die comités gelden immers bepaalde loonbarema’s en verplichtingen die je moet respecteren. Dat kan bijvoorbeeld een eindejaarspremie zijn, maaltijdcheques of ecocheques. Die barema’s zijn de basis waaraan je moet voldoen. Je kan er dan natuurlijk voor kiezen om dat basispakket uit te breiden met andere opties.”

Durf vooruit te kijken

“Voor we een voorstel uitwerken van een loonpakket, vragen we ook al meteen waar je naartoe wil, hoe je je bedrijf in de toekomst ziet. De dakwerker om de hoek die één of twee mensen wil aanwerven en klein wil blijven, vraagt een heel andere benadering dan een start-up die binnen het jaar tien man personeel wil. In dat laatste geval ga je ook de hiërarchie, de structuur binnen je personeel uittekenen: hoeveel mensen hebben een externe functie, welke management levels gaan er zijn? Je hoeft het niet meteen erg complex te maken, maar je maakt best een soort van rudimentair organigram op. Dan kunnen we per categorie binnen je personeel de aangepaste loonpakketten uitwerken.”

“Vaak zien we dat mensen eraan beginnen zonder verder te denken en dan hebben ze ineens tien werknemers en is er chaos. De ene heeft wel een onkostenvergoeding en de andere niet, oei, bij die persoon zijn we de maaltijdcheques vergeten, enzovoort. Je krijgt een wildgroei aan pakketten. Als je vooraf op z’n minst nadenkt over de structuur van je organisatie, vermijd je dat soort problemen.”

Match de wensen van je werknemers met je eigen middelen

“We maken bij BruNetto de berekening op basis van het paritaire comité en jouw input: hoeveel gaat het jou als werkgever kosten en wat gaat dat de werknemer opleveren? Want als kleine KMO moet je soms opboksen tegen grote spelers die meer kunnen bieden. Het is dus zoeken naar een balans tussen wat je zelf wil of kan besteden en hoe je het toch marktconform en zo aantrekkelijk mogelijk maakt voor potentiële kandidaten. Onze slogan is niet voor niks: optimaal van bruto naar netto. We gaan dus na hoe je zo optimaal mogelijk je werknemers kan belonen op basis van de functies.”

Voordelige voorbeelden van alternatieve verloning

Maaltijdcheques

“Een voorbeeld daarvan zijn maaltijdcheques. Je zou kunnen kiezen om dit bruto te maken, maar dan ga je al snel 400 euro betalen om uiteindelijk 160 euro netto aan je werknemer te geven. Doe je dat in maaltijdcheques, dan kan je voor een totale kost van 200 euro per maand 160 euro netto geven.”

Onkostenvergoeding

“Ook interessant is een onkostenvergoeding. Je kan een forfaitair bedrag terugbetalen aan je werknemer: een nettobedrag dat je overschrijft op de rekening van je werknemer en op de loonbrief zet. De RSZ bepaalt welke forfaits er mogelijk zijn. Stel, je werknemer heeft een bedrijfswagen, dan mag je bijvoorbeeld in bepaalde gevallen 15 euro forfaitair terugbetalen voor parkingkosten, 15 euro voor carwash, enzovoort. Daarop betaal je als werkgever en werknemer geen RSZ of bedrijfsvoorheffing op. Mocht je dat omzetten naar een brutoloon, dan kost dat je twee of drie keer zoveel.”

Fietsleasing

“Een van de interessantste voordelen volgens mij is de fietsleasing, waar je normaal gezien niet op wordt belast. Als je het goed aanpakt, heb je geen voordeel in natura. Je kan er dan ook een fietsvergoeding – een netto vergoeding – bovenop doen, waardoor het loon dat de werknemer bruto verliest bij de fietsleasing, gecompenseerd wordt. Als je werknemer daar interesse voor heeft, is dit in bijna alle gevallen een aanrader.”

Cafetariaplan: gepersonaliseerd loonpakket

Matthias zag in de afgelopen vijftien jaar de wensen van de kandidaat-werknemers veranderen. In de war on talent kan je als werkgever niet anders dan mee te concurreren en in te spelen op de vraag naar een loonpakket dat afgestemd is op persoonlijke noden. Een voorbeeld daarvan zijn de cafetariaplannen.

“Een cafetariaplan is een loonplan waarbij je zelf – zoals je in een cafetaria zelf uit een buffet kiest wat je gaat eten – je loon gaat samenstellen uit de verschillende opties die de werkgever aanbiedt. Zo kan je er als werknemer bijvoorbeeld voor kiezen om je eindejaarspremie in te ruilen voor een alternatief voordeel, zoals een fietsleasing, wat op fiscaal vlak en/of op het vlak van RSZ-bijdragen erg interessant is.”

Extra voordelen voor jou én je werknemer

Naast een loon ook extra voordelen aanbieden, heeft zowel voor jou als voor je werknemer voordelen. “Het is altijd onze bedoeling om het voor de werkgever budgetneutraal te houden, dus dat het jou niet meer kost om extra’s aan te bieden dan wanneer je gewoon loon zou storten. Maar het grote voordeel is je aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt. Grote spelers hebben meer mogelijkheden, maar als jij als KMO ook zo’n cafetariaplan kan aanbieden, dan maakt dat jou sexier voor de kandidaat-werknemers.”

“Voor de werknemer is een cafetariaplan (of een ander voordeel) vooral interessant op fiscaal en/of RSZ-vlak. Op het einde van de rit hebben ze netto meer over dan als je ze gewoon een loon uitkeert. Bovendien merken we dat werknemers graag het gevoel hebben dat ze zelf hun loon kunnen samenstellen.”

Conclusie: laat je goed begeleiden

“Personeelskosten horen bij de grootste kosten van een bedrijf en ik ondervind bij mijn klanten dat daar bij het begin vaak te weinig wordt bij stil gestaan. Werk je nu bijvoorbeeld met freelancers, maar vraag je je af of je niet beter iemand vast in dienst neemt, laat dan een simulatie doen van de kosten.”

“Wat veel mensen niet weten, is dat je als KMO recht hebt op een doelgroepvermindering eerste aanwerving: bij je eerste aanwerving krijg je voor onbepaalde duur vrijstelling van je patronale RSZ, wat toch neerkomt op 25% bovenop het brutoloon. Ook voor de tweede en derde aanwerving geldt die doelgroepvermindering, maar dan voor bepaalde duur. Toch wel iets om over na te denken als je de afweging maakt.”

Een eerste werknemer aannemen is sowieso een spannende onderneming. Ga dus bedachtzaam te werk en laat je begeleiden wanneer je een loonpakket samenstelt. Doe je huiswerk over de barema’s en de paritaire comités en laat de berekeningen correct maken. Ook als je al met werknemers werkt, kan het interessant zijn om de loonbrieven te laten optimaliseren. BruNetto werkt hiervoor met een HR Scan, waarin ze je hele HR-beleid, inclusief lonen, onder de loep nemen.